Cette page explique quelles informations nous recueillons sur ce site, ce que nous en faisons et comment exercer vos droits. Elle s’appuie sur le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés.
Qui est responsable de vos données ?
Orion Systems SAS, 18 rue des Chailleaux, 51170 Fismes, représentée par Jeremy Bertucci, président. Contact : contact@orionsystems.fr.
Ce que nous recueillons
Ce que vous nous transmettez, par le formulaire de contact, par email ou par téléphone :
- votre nom et votre adresse email (obligatoires dans le formulaire) ;
- le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone, si vous les donnez ;
- le contenu de votre message.
Pour limiter les abus du formulaire, le serveur garde une empreinte (hachage) de votre adresse IP. Une fois l’heure passée, elle est effacée au prochain envoi d’un message par le formulaire. Elle sert seulement à compter le nombre de messages envoyés depuis une même connexion.
Comme tout hébergeur, IONOS enregistre aussi des journaux techniques à chaque visite (adresse IP, page demandée, navigateur, date et heure), pour la sécurité et le bon fonctionnement du serveur. L’adresse IP y est anonymisée, et ces journaux sont gardés 8 semaines au plus, puis effacés.
Pourquoi, et sur quelle base
- Préparer un devis, si vous nous en demandez un : mesures prises à votre demande avant un éventuel contrat (article 6.1.b du RGPD).
- Répondre à vos autres messages : intérêt légitime à répondre aux messages que nous recevons (article 6.1.f).
- Protéger le formulaire contre les abus et assurer la sécurité du site (empreinte de l’IP, journaux techniques) : intérêt légitime (article 6.1.f).
Qui y a accès
Votre message nous est envoyé par email depuis le serveur de notre hébergeur, IONOS SARL (France), qui agit comme sous-traitant. Seules les personnes d’Orion Systems qui traitent votre demande le lisent. Vos données ne sont ni vendues ni cédées.
Notre boîte mail contact@orionsystems.fr est elle aussi hébergée chez IONOS, dans l’Union européenne.
Combien de temps
Vos messages et coordonnées : trois ans à compter de notre dernier échange, puis ils sont supprimés. Si vous devenez client, les documents liés au contrat sont gardés pendant les durées prévues par la loi (par exemple dix ans pour les pièces comptables). L’empreinte de l’adresse IP : utilisée une heure, puis effacée au prochain envoi d’un message par le formulaire. Les conversations avec l’assistant IA ne sont pas conservées par nous (voir ci-dessous).
L’assistant IA du site
Le bouton « Une question ? » ouvre un assistant d’intelligence artificielle (un programme, et non une personne de l’équipe). Il répond aux questions sur nos services. Rien n’est envoyé tant que vous n’écrivez pas.
- Ce qui est transmis. Le texte de vos messages et des réponses précédentes de la conversation, pour que l’assistant garde le fil. La conversation reste dans votre navigateur le temps de la visite et disparaît quand vous fermez ou rechargez la page. Notre serveur ne l’enregistre pas et nous ne la lisons pas.
- Notre fournisseur d’IA. Notre serveur transmet vos messages à Groq, Inc. (États-Unis), qui fait fonctionner le modèle d’IA et renvoie la réponse. Votre adresse IP ne lui est pas communiquée. Nous avons activé chez Groq l’option « zéro conservation » : Groq traite le message, renvoie la réponse et n’en garde pas de copie.
- Transfert hors de l’Union européenne. L’accord de traitement des données de Groq fait partie de ses conditions de service et s’applique donc à notre compte. Il repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne : ce sont elles qui encadrent l’envoi de vos messages aux États-Unis. Groq n’adhère pas au cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis (Data Privacy Framework) : aucune décision d’adéquation ne couvre donc ce transfert. Vous pouvez obtenir une copie de ces clauses en écrivant à contact@orionsystems.fr.
- Limite d’usage. Pour éviter les abus, notre serveur compte les messages envoyés depuis une même connexion grâce à une empreinte (hachage) de votre adresse IP, calculée avec une clé aléatoire changée chaque jour. Un compteur ne sert que 10 minutes, puis il est supprimé automatiquement lors d’une requête suivante.
- Base légale. Notre intérêt légitime à répondre aux questions des visiteurs et à protéger le service contre les abus (article 6.1.f du RGPD).
- Ce que nous vous demandons. Ne saisissez ni données personnelles (nom, téléphone, informations sur un client…) ni informations confidentielles. Pour être recontacté, passez par le formulaire.
- Valeur des réponses. Elles sont produites automatiquement, peuvent contenir des erreurs et n’engagent pas Orion Systems : seul notre devis fait foi.
Cookies et mesure d’audience
Nous ne déposons aucun cookie et n’utilisons aucun outil de mesure d’audience ni de publicité. Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre serveur : votre navigateur ne contacte aucun service tiers en affichant le site.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment :
- obtenir une copie des données vous concernant ;
- les faire corriger ou supprimer ;
- demander la limitation de leur utilisation ou vous y opposer ;
- les récupérer dans un format courant pour les transmettre à quelqu’un d’autre (portabilité) ;
- donner des directives sur ce que deviennent vos données après votre décès.
Écrivez-nous à contact@orionsystems.fr. Nous répondons dans un délai d’un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
Sécurité
Le site est servi uniquement en HTTPS. Le formulaire vérifie les informations côté serveur et ne stocke pas vos messages sur le serveur web : ils sont transmis par email.
Modifications
Nous mettrons cette page à jour si nos pratiques changent. La date en haut de page indique la dernière version.